Як організувати роботу офісу під час переїзду?

Переїзд офісу — це відповідальний захід, що вимагає ретельної підготовки та організації. Від того, наскільки вдало буде спланована робота на період переїзду, залежить безперебійне функціонування компанії.

Згідно зі статистикою, понад 30% компаній стикаються зі зниженням ефективності під час переїзду в новий офіс. Серед найпоширеніших причин — порушення робочих процесів, збої в комунікації та брак необхідної інформації.

Навіть якщо Ви замовили послуги з офісного переїзду, наприклад, тут www.inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv, щоб уникнути зайвих проблем, необхідно заздалегідь визначити порядок роботи на час переїзду. Важливо продумати логістику, забезпечити співробітників усім необхідним для виконання завдань, налагодити взаємодію в колективі.

Що враховувати для прискорення процесу при переїзді офісу?

Під час планування переїзду до іншого офісу важливо заздалегідь продумати всі нюанси, щоб процес зайняв якомога менше часу і не позначився на працездатності компанії:

• Складіть детальний план-графік переїзду з розподілом усіх завдань за термінами та відповідальними особами. Це дасть змогу чітко координувати дії та виконувати роботи паралельно, а не послідовно.
• Максимально заздалегідь розпочніть підготовку до переїзду: систематизуйте документацію, проведіть невеликий попередній ремонт у старому офісі. Це заощадить час безпосередньо в дні переїзду.
• Залучіть додатковий персонал, який допоможе з демонтажем, пакуванням, навантаженням і транспортуванням. Що більше людей залучено, то швидше пройде процес. Для прискорення можна найняти професійних вантажників. Тарифи на їх послуги, а також на перевезення по Києву можна знайти на сайті компанії Інка Транс.
• Використовуйте спеціальні транспортні контейнери для перевезення офісного обладнання, меблів і документів. Це прискорить завантаження і вивантаження, забезпечить збереження вантажу.
• Організуйте чітку взаємодію всіх учасників переїзду. Забезпечте їх постійний зв'язок і можливість оперативно розв'язувати питання, що виникають.
• Подбайте про швидке налаштування всіх систем у новому офісі (електропостачання, інтернету, телефонії). Це дасть змогу співробітникам максимально швидко братися за роботу.

Як не переривати робочий процес під час переїзду в новий офіс?

Офісний переїзд — серйозне випробування для бізнесу, адже в цей період робочі процеси та взаємодія в колективі можуть бути порушені. Однак за правильної організації можна мінімізувати негативний вплив на діяльність компанії.

Скористайтеся такими порадами:

1. Постарайтеся заздалегідь перенести максимум зустрічей і переговорів на період після переїзду. Закрийте поточні робочі питання, щоб у дні переміщення зосередитися виключно на ньому.
2. Організуйте віддалену роботу співробітників у період безпосереднього переїзду. Надайте мобільні пристрої та доступ до корпоративних систем для виконання завдань з дому.
3. Підготуйте тимчасові робочі місця в новому офісі до повного завершення переїзду. Це дасть змогу поступово починати роботу, не чекаючи повної готовності приміщення.
4. Організуйте гарячу лінію підтримки співробітників у перехідний період. Оперативне розв'язання питань, що виникають, дасть змогу не переривати робочий процес.