Ефективне управління бухгалтерією для малого бізнесу

В Україні ведення бухгалтерії у чіткій відповідності до встановлених ПКУ і законом вимог є обов’язковим для всіх підприємців – як для ФОП-початківців і невеликих ТОВ, так і для компаній з мільярдними прибутками. Великі підприємства зазвичай для виконання всіх завдань в межах ведення фінобліку наймають спеціаліста в штат або формують цілий відділ бухгалтерів.

А от для малого бізнесу утримання в штаті бухгалтера може бути нерентабельним та іноді навіть стати непосильним фінансовим навантаженням. Так, наприклад, якщо особа нещодавно зареєструвала свій ФОП на 3 групі єдиного податку і надає послуги кільком клієнтам, заробляючи 15-20 тисяч гривень на місяць, утримання фахівця у штаті «з’їдатиме» практично весь дохід.

В такому випадку потрібно шукати варіанти управління бухгалтерією, що дадуть змогу знизити витрати з одного боку та гарантувати якість ведення звітності й документації – з іншого.

Хто може вести бухгалтерію ФОП чи ТОВ

Найбільш популярні варіанти ведення бухгалтерії ФОП та невеликих ТОВ:

1. Прийом бухгалтера в штат – як вище зазначено, такий варіант підходить для великих компаній, де ведеться кадровий облік, проводяться сотні фінансових операцій на місяць, є необхідність складання різних звітів тощо. Для малого бізнесу це не найкраще рішення.
2. Самостійний облік всіх фінансових операцій, ведення звітності для ДПС, нарахування податків та ін. – вибір для ФОП-початківців, які працюють самостійно, не мають великих доходів, вибирають спрощену систему оподаткування. Але рішення досить ризиковане, адже ДПС не визнає помилок і похибки у розрахунках, недотримання вимог ПКУ можуть призвести до значних штрафів.
3. Передання бухгалтерії віддаленому спеціалісту – з числа ФОП, наприклад. Тут важливо знайти справді досвідченого фахівця, правильно укласти з ним договір, мати певні інструменти для контролю виконання роботи.
4. Аутсорсинг бухгалтерії – краще рішення, яке дає підприємцю низку переваг.

Переваги залучення до ведення бухгалтерії аутсорсингової компанії

Серед основних плюсів аутсорсингу бухобліку варто зазначити наступні: можливість чітко визначити список завдань і платити тільки за них, суттєва економія ресурсів, високий рівень експертизи. Адже в бухгалтерських компаніях працюють досвідчені спеціалісти, які надають послуги в сфері багатьом клієнтам і знають все про правила й норми реалізації поставлених завдань.

Зазвичай аутсорсингові компанії мають вже добре пропрацьовані алгоритми взаємодії з клієнтом та звітності перед ним, надають гарантії за умовами укладеного договору. Вибравши аутсорсингову компанію для ведення ФОП 3 група, наприклад, підприємець може взагалі забути про бухгалтерські справи. І мати впевненість, що фінансовий облік його бізнесу ведеться вчасно, правильно, чітко й відповідно до встановлених вимог.

Як оптимізувати ведення бухгалтерії малого бізнесу

Ефективне управління бухгалтерією бізнесу передбачає правильне оформлення всіх фіноперацій, створення та архівування первинних документів, регулярне звітування перед ДПС (подання декларацій) та перерахування податків у встановлені терміни. В залежності від специфіки бізнесу також до списку завдань можуть входити оформлення ліцензій, ведення кадрового обліку тощо.

Кілька лайфхаків, що дозволять спростити та одночасно оптимізувати ведення бухобліку:

• Правильний вибір системи/групи сплати податків – спрощена система, наприклад, дає змогу формувати мінімальну кількість звітів за спрощеним алгоритмом, сплачувати податки за невисокими ставками.
• Ведення документації в електронному форматі – дозволене українським законодавством і дає багато переваг (легкий доступ до документів, просте зберігання, систематизація та ін.).
• Використання спеціальних сервісів – для ведення обліку доходів, формування звітності, розрахунку податків тощо.
• Створення і впровадження у роботу готових шаблонів, форм основних документів, які постійно використовуються в процесі ведення підприємницької діяльності.
• Організація системи зберігання документів і доступу до них – зі спеціальними мітками, тегами, з чітко регламентованими правилами та продуманим інтерфейсом.
• Забезпечення надійного захисту всіх документів і даних, що дасть змогу уникнути проблем з втратою інформації, потраплянням її до третіх осіб.

Ведення бухгалтерії передбачає багато тонкощів та нюансів, які не завжди відомі та зрозумілі людині, що не має спеціальних знань і досвіду. Але відповідальність за неправильне виконання обов’язків перед ДПС і недотримання законодавчих вимог завжди лежить на підприємцеві, тому питанню правильної організації обліку варто приділити серйозну увагу.